Política de Viagens: 7 passos para o sucesso!

POLÍTICA DE VIAGENS: 7 PASSOS PARA O SUCESSO

Na semana passada falamos sobre como é importante planejar suas viagens corporativas e listamos alguns dos principais pontos a serem observados nesse processo. Logo na primeira posição, destacamos a política de viagens e o que ela significa. Hoje, vamos analisar de maneira mais detalhada como uma política bem definida e estruturada pode ser o ponto de partida para um planejamento bem-sucedido.

PADRONIZAÇÃO
Determinar quais critérios devem ser considerados na seleção dos serviços de viagem, por cargos, setores e até mesmo por projetos. Além de garantir transparência e uniformidade, faz com que todos na empresa sigam um mesmo padrão.

FLUXO DE APROVAÇÃO
Com o avanço das tecnologias de comunicação, é preciso avaliar com cautela a real necessidade de uma viagem. Estabelecendo um fluxo de aprovação adequado, evita-se o mal uso de recursos da empresa, trazendo mais assertividade ao processo.

EMERGÊNCIA
Toda política deve indicar um responsável pela aprovação de serviços de viagens em casos emergenciais. É uma maneira de solucionar um problema urgente e ainda assim manter o controle dos gastos e serviços contratados.

DOCUMENTAÇÃO
É de extrema importância que a empresa defina junto aos seus colaboradores quem é responsável pela documentação de viagem. Por exemplo, passaportes e vistos serão custeados pela empresa ou pelo viajante? Cartas-convite e contratos de trabalho também entram nesse critério.

CONTROLE DE CUSTOS EXTRAS E REEMBOLSOS
Outro passo importante é pré-determinar quais itens serão custeados pela empresa e quais serão de responsabilidade do viajante. Com base nisso, todos os envolvidos já saberão se terão os recursos previamente disponibilizados pela empresa ou se poderão solicitar reembolso, após a viagem.

CARTÕES CORPORATIVOS
Não só facilitam a vida de quem viaja mas são também um excelente recurso para quem emite os relatórios e, de fato, o controle dos custos. Além de concentrar todos os gastos em um só canal, é possível minimizar erros e a necessidade de reembolsos, que acabam gerando maior burocracia para a própria empresa.

PRESTAÇÃO DE CONTAS
Seja usando um cartão corporativo ou não, é de extrema importância que o viajante, assim que voltar à empresa, entregue um relatório de prestação de contas, relacionando todos os seus gastos. Isso garante que todos os envolvidos estão de acordo com as despesas e seguindo os processos de maneira correta.

Uma política de viagens adequada às necessidades e objetivos de uma empresa pode ser a chave para que se estabeleça um processo eficiente e assertivo.

Se tiver alguma dúvida ou se desejar que a Sete Mares Turismo o ajude a desenvolver essa política em sua empresa, conte conosco.