Redução de custos em eventos

COMO REDUZIR CUSTOS NA ORGANIZAÇÃO DE UM EVENTO

Há quem diga que os tempos de crise servem para que as empresas reavaliem seus processos e busquem oportunidades de melhorias. Organizar eventos corporativos que sejam realmente eficientes e que atinjam seus objetivos não é uma tarefa fácil, e o desenvolvimento constante é fundamental para se obter sucesso nessa área. Aqueles que, de maneira criativa, investem em um planejamento estratégico sempre alcançam os melhores resultados. Entretanto, com orçamentos enxutos e a concorrência cada vez mais acirrada, fica a pergunta: é possível reduzir custos e, ainda assim, manter altos níveis de qualidade?

Nossa resposta é SIM e, neste post, vamos dar algumas dicas de como isso é possível.

ONDE E QUANDO

O primeiro passo no planejamento de um evento é definir o local e a data e, dependendo de como essa escolha for feita, é possível conseguir uma negociação muito mais interessante. Para isso, evite períodos de festividade e datas comemorativas e busque por locais que, logisticamente, atendam às suas necessidades, levando em conta os riscos e os benefícios. Em muitos casos, buscar outra localização pode reduzir significativamente os custos de produção e logística de um evento.

QUEM E COMO

A seleção correta de parceiros e fornecedores certamente vai garantir produtos e serviços de qualidade, com entregas dentro do prazo estabelecido, tudo conforme o combinado. É preciso também entender, por exemplo, sobre o funcionamento de equipamentos (data show, telão e computadores etc), para que a contratação seja sempre adequada às reais necessidades do evento.

CUSTO-BENEFÍCIO E NEGOCIAÇÃO

Vale a pena fazer uma pesquisa elaborada das opções, para que o investimento seja sempre o mais assertivo possível. E, tão importante quanto levantar essas informações, é negociar com fornecedores as melhores condições e políticas de pagamento e prazos.

RSVP

Ao planejar um evento, deve-se levar em conta que muitas pessoas não vão. Criar uma dinâmica de comunicação com os convidados, para que eles confirmem sua participação, é fundamental para adequar os custos de contratação dos serviços de terceiros.

LOGÍSTICA

Ao escolher o local, deve-se também planejar a logística dos participantes, staff e convidados. Para isso, contar com bons fornecedores e saber negociar valores e condições pode ser um grande diferencial.

APOIO

Antes e durante o evento, é essencial contar com o apoio de especialistas e staff dedicado. Não importa o tamanho, um pequeno detalhe pode fazer toda a diferença no resultado final.

CENTRALIZAÇÃO

Imagine você falando com diversos fornecedores, cada um com seus prazos e condições, e mantendo tudo em andamento e com todas as informações sempre à mão. Complicado, não é mesmo?

Por isso, é extremamente importante ter uma pessoa ou equipe dedicada a cuidar de tudo. Essas são apenas algumas das etapas no planejamento e organização de um evento e é possível ver que, em qualquer uma delas, um pequeno erro pode trazer grandes consequências. Por isso, a melhor maneira de reduzir custos e, de fato, alcançar seus objetivos, é contar com uma agência especializada na área. Na Sete Mares Turismo, temos uma equipe de profissionais altamente qualificados dedicada exclusivamente a cuidar de todos os detalhes, em cada etapa do processo. Além disso, temos as ferramentas, os contatos e as negociações mais competitivas do mercado, e estamos prontos para atendê-lo.